Email的12個禮儀規則

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Email在網路中一直是大家最熟悉的溝通媒介,不過因為SNS風行,大家對於郵件的禮儀開始變得生疏
尤其這幾年看到不少社會新鮮人把SNS或MSN上面的壞習慣帶到公司的往來信件裡...

昨天看到這篇Email禮儀的文章感覺很不錯,甚至引申到SNS活動都適用,貼出來給大家參考
12 Golden Rules of Email Etiquette
有部分註解是個人上班使用email的一些經驗...


1.不管任何狀況下都不要轉寄連鎖信
"請傳下去給5個認識的朋友...","不轉寄的豬狗不如..."
這種真的是史上最擾人的信,尤其看到這些都是自己認識的人所寄來..
連鎖信的內容經常似是而非,因為就算一開始訊息正確,但是誰知道幾百次轉寄中間有沒有人竄改或加油添醋
關聯: 拜託拜託 請轉寄給所有人?

2.謹慎使用"全部回覆"
案例: A寄信給B,副本給C+D+... → B回覆A
(這個時候如果B誤用"全部回覆"就會同時回覆給C+D+...→杯具?)
重點: 寄出去之前仔細檢查有哪些收件人,重要機密外洩都是因為一個"全部回覆"按鈕

3.使用正確的文字
MSN,plurk,FB用多了,所以把顏文字,注音文,縮寫文,亂七八糟的自創文也帶進email嗎?
最好不要,以免讓別人感覺這傢伙很幼稚

4.請勿利用公司的mail寄送私人信件
大部分企業為了保護公司機密或防病毒,都會對員工的往來email作檢查...我想沒有人希望老闆知道自己週末有什麼約會吧

5.善加利用"副本","密件副本"功能
其一,是收件者之間互相不認識,可以保持身份保密
其二,是副本給第三方,可以"證明"自己有寄過這封信(留證據!)
兩種功能都很重要...
我看過最蠢的mail是: 例如研討會的主辦人寄通知給參加者,卻不知道使用密件副本(或是mailing list),於是上百個姓名mail全部都在收件人裡面給人看光光

6.注意文字言語
7.改變用詞態度
這兩點其實精神類似,因為Email跟說話一樣一去無法收回,而且email還會成為文字變成證據
寄出去之前請三思,不要放進不必要的怒氣和言語,以免禍從mail出

8.注意帳號的安全
定期更新email密碼,防止帳號被駭,甚至造成親友被垃圾/病毒信轟炸...
如果真的發生了,除了立刻更改密碼,也要盡快跟被炸的親友致歉

9.遵守寄送郵件的規範
有的國家禁止大量發送信件,大部分的mailbox service也有類似的規範,還有不少公司禁止mail拿來私人用途,這些都必須遵守

10.問清來信中的不明處
只有文字的email比當面的言語更容易有誤解,尤其是不同國家之間的往來(這是個人深刻的體驗!)
回信時發現有不明白之處最好先跟對方確認清楚,以免往來了半天都在鬼打牆

11.刪去過長的內文
信件在多次的往來轉寄之後整篇內容變的落落長,這時候可以開始刪去舊的內文,還有礙眼的信件標頭之類

12.保持簽名檔簡單
放些必要的個人連絡資料即可,最多就是加個網站連結...至於名人語錄,寵物照片這種就免了

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在即時通(IM)和社群網站(SNS)崛起之後Email角色逐漸式微,但是依然有其重要性,尤其業界的往來,還是沒辦法被IM或SNS取代
上面這些其實很多也是老生常談,只是真正會注意的似乎不多
這邊因為有機會跟國外的客戶往來信件,不得不隨時注意這些禮儀,以免貽笑大方
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